cobro de morosos - curso básico (3): soporte documental adecuado

Lo primero que tenemos que señalar a la hora de hablar de cómo documentar una deuda, es que para poder reclamar una deuda no es necesario, y mucho menos imprescindible, tenerla totalmente documentada, de hecho La Ley de Enjuiciamiento Civil establece un amplio abanico de posibilidades para acreditar la deuda y poder por tanto reclamarla judicialmente.

Así por ejemplo, para iniciar el procedimiento monitorio ante el juez para reclamar una deuda y del que hablaremos en otro video, basta con aportar cualquier documento propio del tráfico mercantil, incluso aunque este haya sido elaborado unilateralmente por el acreedor. Es decir aunque sólo tengamos la factura que se puede hacer en cualquier momento, con esa factura es documento suficiente para reclamar.

Aclarado esto también es verdad que Cuanto mejor esté documentada la deuda más fácil será el cobro o, en su caso, la justificación de existencia de la deuda.

Las formas habituales de documentar la deuda son:

- Firma de contrato de venta o prestación de servicios. En España no se exigen formalidades especiales, basta con un escrito firmado por las dos partes donde se recojan los aspectos de la compraventa o de la prestación y obligaciones de las partes. Es importante recoger explícitamente la cuantía y obligación de pago por parte del deudor y que lo firme.

- Si no hay contrato es muy interesante contar con un pedido expreso del producto o del servicio. En este sentido es bueno proporcionar al cliente un modelo de pedido tipo, sólo para rellenar y firmar (mejor si incluye el precio y el contenido). En último término una petición por correo electrónico también es prueba, que en su momento podremos aportar como acreedores.

- Contar con albaranes de entrega o partes de instalación firmados es otro elemento probatorio que nos puede ser muy útil, en este sentido suele ser suficiente el  Boletín de entrega de la mercancía de la empresa de transporte.

- La Factura es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa o de realización de un servicio. En la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. En la reclamación de cantidad del juicio monitorio la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda.

Una recomendación, cuando el deudor nos pide factura antes de pagar, es recomendable enviar una factura PROFORMA, que no tiene validez fiscal. En realidad es un documento para plasmar una oferta y, como indicamos, no tiene validez fiscal. Suele utilizarse en comercio internacional. En el aspecto práctico es una factura con apariencia normal en la que se hace constar visiblemente la palabra ”Proforma”.

Otra recomendación que nos parece interesante si se entrega la factura al deudor antes de recibir el pago, es hacer constar en la factura una clausula o frase que indique que la validez probatoria de esta factura queda condicionada por la presentación del justificante de ingreso del dinero.

Las condiciones de una factura están reguladas por la normativa española (Real Decreto 2402/1985,1 de 18 de diciembre, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales) y de la Unión Europea (reglamento 2454/93). Las facturas y sus copias deben tener los siguientes datos:

  1. Número y serie de la factura: la numeración debe ser correlativa, aunque pueden establecerse series distintas.
  2. Lugar y fecha de emisión de la factura.
  3. Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal (NIF) del proveedor.
  4. Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal (NIF) del comprador.
  5. Descripción de la operación de compraventa: denominación detallada y cantidad de la mercancía.
  6. Precio unitario e importe total de la operación o contraprestación; deben constar en la factura los gastos de embalaje, transporte e intereses de pagos aplazados complementarios a la operación principal.
  7. Tipo tributario y cuota (o sea, tipo de IVA aplicado).
  8. En las facturas de operaciones internacionales, debe figurar el incoterm o término de entrega que se aplica.
  9. La normativa actual en España está contenida en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

- Los Documentos cambiarios, como son el cheque, el pagaré o la letra de cambio, refuerzan el derecho de crédito y al tener un carácter probatorio de la deuda, permiten al acreedor interponer demandas judiciales muy expeditivas. En definitiva estos títulos valores otorgan unos derechos especiales que permiten al acreedor reclamar el pago con muchas más garantías de éxito.

- Reconocimiento de deuda, como su propio nombre indica significa que una persona reconoce y acepta una deuda que se le atribuye. Es importante que esa declaración de voluntad por la que una persona reconoce la existencia de un crédito en contra suya, se recoja por escrito y sea firmado por el deudor. Para su validez no se requieren formalidades especiales.

Suele ser práctico recoger en el mismo documento de reconocimiento de deuda los momentos o plazos (si es que los hubiere) para realizar el pago de la deuda.

- Posible reserva de domino ante notario, para ventas especiales.